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Nas operações do dia a dia de uma empresa, a organização financeira é fundamental. Para isso, o empresário conta com um instrumento básico de planejamento e controle financeiro, denominado fluxo de caixa.

O objetivo dessa ferramenta é apurar e projetar o saldo disponível para que exista sempre capital de giro, para aplicação ou eventuais gastos.

Devem ser registrados

• Todos os recebidos: vendas à vista e a prazo e recebimento de duplicatas, entre outros;

• Todos os pagamentos: compras à vista e a prazo, pagamentos de duplicatas, pagamento de despesas e outros pagamentos;

• Previsto: até o último pagamento e recebimento conhecido ou o máximo de horizonte adequado às necessidades da empresa.

No início do preenchimento do fluxo de caixa, surgirão dificuldades para elaborar o controle. Mas, em pouco tempo, poderão ser sentidas a enorme ajuda e importância de tomar as decisões com base em previsões de entrada e saída de recursos.

O fluxo de caixa pode ser elaborado manualmente (o que dá um pouco mais de trabalho), em uma agenda ou um caderno. Porém, será muito mais fácil, organizado e ágil se for automatizado, por meio de uma planilha eletrônica ou de um programa de gestão.

• Benefícios do fluxo de caixa

Ao elaborar o fluxo de caixa, o empresário terá uma visão do presente e do futuro. É uma excelente ferramenta para avaliar a disponibilidade de caixa e a liquidez da empresa. Com essa tranquilidade, o empreendedor pode antecipar algumas decisões importantes, como a redução de despesas sem o comprometimento do lucro, o planejamento de investimentos, a organização de promoções para desencalhe de estoque, o planejamento de solicitação de empréstimos, a negociação para uma dilatação de prazo com fornecedor e outras medidas para que possíveis dificuldades financeiras possam ser evitadas ou minimizadas.

Recebimentos: vendas à vista, vendas a prazo, em cheques (inclusive pré-datados) duplicatas, cartões, rendimentos de aplicações, e outros recebimentos.

Pagamentos: fornecedores, despesas bancárias e financeiras, salários e encargos de funcionários, comunicação - telefonia, internet, correios etc.; manutenções - equipamentos, veículos, prédios, etc.; retirada pró-labore, salários dos sócios que trabalham na empresa, serviços de terceiros, contador, advocacia, etc; impostos e contribuições, materiais - escritório, copa, limpeza etc.; investimentos realizados, amortização de empréstimos e dívidas. A estrutura do fluxo de caixa depende da natureza da empresa e também das necessidades dos gestores. O resultado do fluxo de caixa é o saldo disponível (em dinheiro disponível no caixa, ou depositado em conta corrente nos bancos, etc.)

• Saldo do fluxo de caixa e controle operacional

O saldo de caixa não indica, necessariamente, que a empresa está tendo lucro ou prejuízo em suas atividades operacionais. A existência do saldo final deve ser confirmada preferencialmente a cada dia.

Saldos diários elevados, tanto negativos quanto positivos, sugerem a necessidade de melhoramentos na organização financeira, pois implicam financiamentos a custos elevados (saldo negativo) ou custo de oportunidade da aplicação (saldo positivo) e que poderiam render juros em aplicações ou melhores condições de pagamento junto a fornecedores. Para ter uma empresa saudável é preciso controlar o fluxo de caixa.

• A análise do fluxo de caixa permite traçar estratégias para crescimento da empresa ou reverter as situações negativas

Saldos negativos devem ser analisados. A primeira providência é descobrir as causas: atraso nos recebimentos, alta taxa de inadimplência, queda repentina nas vendas, atraso nos recebimentos dos clientes, etc. Esse problema também ocorre se as diferenças entre os prazos de recebimentos e os pagamentos forem altas e a empresa não se planejar com a organização do capital de giro.

Se a empresa vender muito mais em um mês do que em outro, sem se organizar, poderão ocorrer falhas no fluxo - já que os pagamentos podem ocorrer antes dos recebimentos relativos às vendas. Por isso, é necessário ter uma reserva de capital de giro. Por outro lado, as faltas no caixa devem ser avaliadas para saber se não ocorrem devido às vendas estarem abaixo do ponto de equilíbrio.

Uma função importante do fluxo de caixa é permitir o controle das atividades do ciclo operacional da empresa, que são todas as atividades de compra e venda de mercadorias e serviços da empresa em curto prazo e os seus respectivos pagamentos e recebimentos.

Fonte:

Sebrae